Teamassistent / Office Manager / Büroassistent (m/w/d) im …, Leipzig

Das Center for the Transformation of Chemistry (CTC) ist ein neu entstehendes Großforschungszentrum in Mitteldeutschland an den Standorten Delitzsch in Sachsen und Merseburg in Sachsen-Anhalt. Am CTC wollen wir Chemie neu denken und umsetzen – und zwar auf vielen Ebenen: neue Materialien, neue chemische Prozesse und Anlagen und eine neue Art, chemisch zu forschen. Dafür bringen wir Wissenschaftler:innen aus verschiedenen Disziplinen wie Chemie, Physik, Ingenieurwissenschaften und Data Science zusammen, um nachhaltige Materialien, Prozesse und Technologien zu entwickeln, die eine Kreislaufwirtschaft in der Chemie unterstützen. Unser Ziel ist, nicht nur Spitzenforschung voranzutreiben, sondern auch die nächste Generation von Wissenschaftler:innen und Unternehmer:innen auszubilden, die den Wandel der Chemie hin zu einer nachhaltigen Gesellschaft gestalten.

Das CTC sucht ab sofort für den Standort in Leipzig einen

Teamassistenten / Office Manager / Büroassistenten (m/w/d) im wissenschaftlichen Bereich

Als Teamassistent / Office Manager / Büroassistent (m/w/d) unterstützen Sie unsere wissenschaftlichen Abteilungen im Tagesgeschäft. Sie übernehmen vielfältige Aufgaben – von der Beschaffung über die Büroverwaltung bis hin zur Teamkoordination und Einarbeitung neuer Mitarbeiter – und sind ein zuverlässiger Ansprechpartner für Kollegen im gesamten Unternehmen. Diese Stelle ist ideal für jemanden, der Abwechslung schätzt und Freude daran hat, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre mit der Option auf Verlängerung.

• Selbstständige Unterstützung der wissenschaftlichen Standortleitung und Abteilungsleitungen im operativen Tagesgeschäft, einschließlich eigenverantwortlicher Koordination administrativer und organisatorischer Abläufe sowie qualifizierter Bearbeitung der laufenden externen und internen Korrespondenz
• Eigenständige Organisation und Steuerung der administrativen Kommunikation mit der CTC-Verwaltung am Standort Delitzsch, insbesondere Pflege und Abstimmung standortübergreifender Kalender- und Abwesenheitsübersichten sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich strukturierter Protokollführung und Sicherstellung der Nachverfolgung von Maßnahmen
• Koordination und Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, einschließlich logistischer Vorbereitung (z. B. Raumorganisation), Ablaufkoordination sowie Betreuung von Gästen und externen Partnern
• Verantwortliche Mitwirkung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, einschließlich organisatorischer Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Koordination relevanter Schnittstellen (z. B. IT, Verwaltung) sowie strukturierter Begleitung der Einarbeitungsphase
• Eigenständige Bearbeitung von Beschaffungsprozessen in Abstimmung mit wissenschaftlichen Teams, einschließlich Bedarfsermittlung, Einholung und Bewertung von Angeboten, Kommunikation mit Lieferanten sowie Klärung fachlicher Anforderungen unter Berücksichtigung haushaltsrechtlicher und organisatorischer Vorgaben
• Pflege, Kontrolle und Weiterentwicklung von CRM-Datenbanken, insbesondere Sicherstellung der Datenqualität durch regelmäßige Prüfung, Aktualisierung sowie strukturierte Aufbereitung von Informationen zur Unterstützung administrativer und organisatorischer Prozesse

• Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem vergleichbaren Studiengang bzw. eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer Verwaltungs- oder Assistenzfunktion ist wünschenswert; engagierte Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger sind jedoch ausdrücklich eingeladen, sich zu bewerben
• Grundkenntnisse im Bereich Beschaffung oder Einkauf sind von Vorteil
• Hohe Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Freundliches, offenes und serviceorientiertes Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z. B. Microsoft 365, Outlook, Teams)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, eigenständig sowie im Team effektiv zu arbeiten

• Die Möglichkeit, bahnbrechende Forschung zu unterstützen und einen Beitrag zum Aufbau eines der größten deutschen Forschungszentren für Chemie zu leisten
• Die Chance, in einem dynamischen und kollaborativen, internationalen Umfeld zu arbeiten
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit kurzen Entscheidungswegen und Gestaltungsspielraum
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung nach TVöD-Bund
• Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie z. B. 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche), jährliche Sonderzahlung und eine zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel durch flexible Arbeitszeiten
• Zuschuss zum Jobticket