Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement, Langen (Hessen)

Wir suchen für unser Referat Z3 „Beschaffung und Logistik“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arznei­mitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das Infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgaben­gebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Material­bewirtschaftung, das Dokumenten­management (Eingang/​Verteilung/​Ausgang) bis hin zu geschäfts­unterstützenden Dienst­leistungen der Liegenschafts­nutzung.

• Betreuung zentraler E‑Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
• Registrierung aller elektronischen und papier­gebundenen Eingänge im Dokumenten­management- und Vorgangs­bearbeitungs­system (DMS/​VBS) oder in anderen Software­lösungen des Instituts
• Durch­führung standardisierter Qualitäts­sicherung der Postein- und Postausgangs­bearbeitung
• Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangs­schreiben
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
• Unterstützung der Referats­leitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken

• Abgeschlossene Berufs­ausbildung als medizinische Dokumentations­assistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufs­ausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
• Grundkenntnisse im Bereich Arznei­mittel­zulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
• Kenntnisse über Registratur­systeme und ‑formen
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumenten­management
• Gute IT‑Anwendungs­kenntnisse (Microsoft Office, Daten­banken, Dokumenten­management- und Vorgangs­bearbeitungs­systeme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Software­lösungen einzuarbeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatz­bereitschaft
• Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucks­vermögen
• Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englisch­kenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemein­samen Europäischen Referenz­rahmens für Sprachen) in Wort und Schrift

ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozial­leistungen wie Jahres­sonder­zahlung, Betriebs­rente und vermögens­wirksame Leistung.

Das Beschäftigungs­verhältnis ist zum Zwecke der Elternzeit­vertretung mit Sachgrund voraussichtlich bis zum 30.06.2028 gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungs­gesetz i. V. m. § 21 Abs. 1 Bundes­elterngeld- und Elternzeit­gesetz (BEEG) befristet.

Teilzeit­beschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD, Teil III der Anlage 1 des TVEntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berück­sichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleich­stellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeits­zeiten (Teilzeit­modelle, keine Kernarbeits­zeiten), hybrides Arbeiten (max. 60 % remote), Kindergarten­plätze und zahlreiche Fortbildungs­möglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheits­management und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.