Executive Assistant & Büroleitung (m/w/d), Köln

Unser Mandant ist eine spezialisierte Corporate Finance Beratung mit Sitz in Köln. Das Unternehmen begleitet anspruchsvolle Projekte im infrastrukturellen und öffentlichen Umfeld und zeichnet sich durch fachliche Exzellenz, kurze Entscheidungswege und eine wertschätzende Unternehmenskultur aus. Mit einem hochqualifizierten, jungen Team und einem modernen Arbeitsumfeld bietet es die Möglichkeit, sich langfristig in einer verantwortungsvollen Rolle einzubringen.

Gesucht wird eine Executive Assistant / Büroleitung (m/w/d), die in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung agiert. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie zwei Geschäftsführer in allen administrativen und strategischen Belangen und übernehmen gleichzeitig die Verantwortung für das gesamte Office Management. Dabei führen und betreuen Sie eine erfahrene Team Managerin, die Ihnen operativ zugeordnet ist.

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung (zwei Geschäftsführer) in allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Führung und fachliche Betreuung einer Team Managerin sowie Weiterentwicklung des gesamten Office-Managements
• Verantwortung für die vorbereitende Buchhaltung sowie enge Abstimmung mit Steuerberatung und Buchhaltung (DATEV)
• Eigenständige Koordination des Termin- und Reisemanagements für die Geschäftsleitung
• Erstellung, Prüfung und Aufbereitung von Dokumenten, Reports und Präsentationen auf höchstem Qualitätsniveau
• Planung und Organisation von internen Events, Geschäftsreisen und Off-Sites im In- und Ausland
• Kommunikation mit internen Fachbereichen, Mandanten und externen Partnern
• Mitarbeit an internen Projekten sowie kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und Standards

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz oder im gehobenen Office Management – idealerweise in einer Beratung, Kanzlei oder einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Fundierte Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung; DATEV-Kenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und ein hohes Maß an eigenverantwortlichem Arbeiten
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Teamorientierung
• Routine im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung und unmittelbarem Gestaltungsspielraum
• Attraktive Vergütung plus zahlreiche Benefits: steuerfreie Zusatzleistungen, Essenszuschüsse u. v. m.
• 30 Urlaubstage sowie flexible, aber klar strukturierte Arbeitszeiten
• Modernes Büro im Zentrum von Köln – primär vor Ort, mit punktueller Homeoffice-Möglichkeit
• Unternehmenskultur mit echtem Teamspirit, flachen Hierarchien und regelmäßigen Team-Events im In- und Ausland

Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.