Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln

Wir sind ein national tätiges Architekturbüro mit 5 Standorten und arbeiten seit über 60 Jahren an anspruchsvollen Projekten für überwiegend öffentliche Auftraggeber.

Für unser Team am Standort Köln mit ca. 70 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.

• Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
• Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
• Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
• Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
• Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
• Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
• Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
• Betreuung der Konferenzräume
• Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
• Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften
• Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
• Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ mehrjährige Berufserfahrung im genannten Tätigkeitsprofil
• gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten
• selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung

• Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
• abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
• sichere Vergütung und voll finanziertes Jobticket
• Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung zum Hauptbahnhof
• geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche, auch Teilzeit möglich
• regelmäßige Teamevents