WEG-Verwaltungsassistenz (m/w/d) - Wohnungseigentumsverwaltung, Köln

Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in der SIERA Alliance an der Vision für eine bessere Zukunft in den Bereichen Umweltschutz und Klima, Wasser und Ökosysteme, Kreislaufwirtschaft, städtische Nachhaltigkeit und Infrastruktur sowie Impact-Technologie Die Dürselen Immobilien GmbH (Teil der SIERA Alliance) modernisiert ihre WEG-Verwaltung konsequent: klare Prozesse, verlässliche Kommunikation, digitale Tools und ein Team, das Verantwortung übernimmt. Dafür suchen wir eine strukturierte, serviceorientierte Persönlichkeit als WEG-Verwaltungsassistenz. Aufgaben Deine Rolle Du bist die organisatorische und kommunikative Schnittstelle zwischen Verwalter:in, Eigentümern/Beiräten, Dienstleistern und internen Teams. Du sorgst dafür, dass Vorgänge sauber laufen, Fristen eingehalten werden und Kunden spürbar Betreuung erleben. Deine Aufgaben (WEG) Kommunikation & Vorgangsbearbeitung Annahme, Erfassung und Steuerung von Anliegen (Telefon/E-Mail/App) Schriftverkehr mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern und Handwerkern Nachverfolgung offener Punkte inkl. Status-Updates an Kunden/Beirat Organisation & Fristen Terminorganisation (Beiratstermine, Objektbegehungen, Maßnahmen) Fristenmanagement (Beschlüsse, Wiedervorlagen, Rückmeldungen) Pflege von Vorgangslisten/Backlogs und Priorisierung nach Dringlichkeit Eigentümerversammlung (ETV) – Vorbereitung & Nachbereitung Unterstützung bei Einladungen, Unterlagen, Vollmachten, Teilnehmerlisten Strukturierte Ablage/Dokumentation, Versand und Nachhalten von Beschlüssen Koordination von Rückfragen und Umsetzungsschritten nach ETV Rechnungen & Dienstleister Einholen/Verwalten von Angeboten, Abstimmung von Terminen Vorprüfung von Rechnungen (formale Prüfung, Zuordnung, Rückfragen) Unterstützung im Freigabeprozess nach definierten Grenzen/Workflows Dokumentenmanagement Digitale Ablage nach Standards (WEG-Struktur, Benennungsregeln) Pflege von Objekt-/Stammdaten in unseren Systemen Qualifikation Das bringst du mit Erfahrung in der Immobilienverwaltung / WEG (Assistenz, Sachbearbeitung o. ä.) ist ein Plus Sehr gute Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Verbindlichkeit Kundenorientierte Kommunikation: klar, freundlich, lösungsorientiert Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook/Word/Excel), digitale Affinität Teamgeist – du arbeitest strukturiert und hältst Dinge aktiv nach Benefits Das bieten wir dir Klare Prozesse, moderne Tools und ein professionelles Umfeld Einarbeitung mit festen Ansprechpartnern und Standards Ein Team, das Performance und gegenseitige Unterstützung ernst nimmt Weiterentwicklung (z. B. Richtung WEG-Sachbearbeitung/Koordination) Attraktiver Arbeitsplatz mit Perspektive in einer wachsenden Gruppe