Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Herten (Ruhrgebiet)

In ganz Deutschland begleiten wir Kommunen auf dem Weg in die digitale Zukunft.
Als Komplettanbieter liefern wir Lösungen aus einer Hand – von der Software bis hin zur Beratung.
Um die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung weiter voranzutreiben, suchen wir dich als

Assistenz der Geschäftsführung (m⁠/⁠w⁠/⁠d)

Unterstütze unsere Geschäftsführung in Teilzeit (30 - 40 Stunden / Woche) mit Arbeitsort in Herten im Herzen des Ruhrgebiets – und komm voran beim Marktführer für kommunale IT-Lösungen!

• Du organisierst und koordinierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung, planst interne und externe Termine und behältst den Kalender stets im Blick
• Du übernimmst die Korrespondenz und Postbearbeitung, koordinierst Anfragen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anliegen
• Du unterstützt bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, wie beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung
• Du unterstützt die Geschäftsführung zudem bei der Bearbeitung von Kundenanliegen und arbeitest eng mit den jeweils zuständigen Bereichen im Unternehmen zusammen
• Du koordinierst interne organisatorische Abläufe, wie die Erstellung von Anwesenheitslisten zur Organisation von Unterschriftsprozessen
• Du sorgst für eine professionelle Betreuung von Gästen
• Du pflegst das bestehende Netzwerk zu anderen Leitungsassistenzen intern wie extern

• Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent und koordinierst Termine und Besuche vorausschauend und effizient
• Du gehst diskret und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um
• Du kommunizierst sowohl schriftlich als auch telefonisch freundlich, professionell und serviceorientiert und trittst gegenüber Kunden, Gästen und Kolleg*innen souverän auf
• Du zeichnest dich durch eine eigenständige, lösungsorientierte Arbeitsweise und deine Teamfähigkeit aus
• Du hast Erfahrung in Assistenz-, Organisations- oder Verwaltungsaufgaben und verfügst über einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Programmen und digitalen Systemen

So denkst du vielleicht...

Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten:

• Auf mich kann man sich 100%-ig verlassen.
• Diskretion und Vertraulichkeit zeichnen meine Arbeitsweise aus.
• Ich kümmere mich verlässlich um alles Nötige, damit es im täglichen Geschäft rund läuft.
• Veränderungen sehe ich als spannende Herausforderung und kann mich flexibel darauf einstellen.
• Mich bringt so schnell nichts aus der Ruhe.

• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Wertschätzendes und offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine ausgeprägte Feedbackkultur
• Viel Raum zum Ausprobieren und für deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten und -modelle, die voll auf deine Work Life Balance einzahlen
• Mobiles Arbeiten möglich
• Unbefristeter Arbeitsvertrag und mindestens 30 Tage Urlaub
• Attraktives Vergütungspaket und zahlreiche tolle Benefits
• Umfassendes strukturiertes Onboarding zum Orientieren, Ankommen und Netzwerken