Office Management & Verwaltungskoordination (m/w/d), Hiddenhausen

Über uns

Global InTech ist ein junges, dynamisches Unternehmen mit Fokus auf modernste 1K/2K Schaum- und Vergusstechnologie. Unsere innovativen Lösungen finden weltweit Anwendung – u. a. in der Automobilindustrie, Elektronik, Windkraft, Haushaltsgeräten sowie der Luft- & Raumfahrt.

Wir befinden uns auf Wachstumskurs und bieten Ihnen ein Umfeld, in dem noch viel gestaltet und bewegt werden kann. Mit einem modernen Maschinenpark und einem engagierten Team bieten wir nicht nur Hightech-Produktion, sondern auch echten Raum für Menschen, die Prozesse aktiv mitentwickeln wollen.

In dieser Position sind Sie eine zentrale Schnittstelle in unserem Team und verantworten vielfältige Aufgaben in der Organisation und Verwaltung:

• Organisation & Sekretariat: Effiziente Terminplanung, Vorbereitung von Meetings sowie Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten. Bearbeitung des Postwesens und Verwaltung des Büromaterials.
• Kommunikation & Kundenmanagement: Professionelle Korrespondenz sowie telefonische Betreuung unserer Kunden. Abstimmung und Vereinbarung von Liefermengen und Lieferterminen mit unseren Kunden.
• Buchhaltung & Verwaltung: Vorbereitung der Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Überwachung von Zahlungseingängen. Durchführung und Verwaltung von Bestellungen (Einkauf).
• Personalwesen: Verwaltung der Personalakten und Vorbereitung der Daten für die Lohnbuchhaltung.
• Prozessgestaltung & Systempflege: Aktive Arbeit mit internen Systemen (z. B. Warenwirtschaft / Lexware) und Mitwirkung bei der Optimierung interner Verwaltungsabläufe.

• Qualifikation: Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) sowie Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (idealerweise Lexware) und Dokumentenmanagement-Systemen.
• Arbeitsweise: Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und haben einen Blick für Details.
• Gestalter-Mindset: Sie haben Lust darauf, sich auf ein Umfeld einzulassen, das noch nicht in jedem Detail starr festgeschrieben ist. Stetige Verbesserungen und das Einbringen eigener Ideen sind für Sie ausdrücklich gewünscht.
• Soft Skills: Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit.

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Hightech-Unternehmen.
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Echten Gestaltungsspielraum: Ihre Impulse zur Prozessverbesserung werden gehört und geschätzt.
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.