Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Reisemanagement, Heidelberg

Am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an grundlegenden Fragestellungen und aktuellen Herausforderungen des Völkerrechts, des Unionsrechts sowie des öffentlichen Rechts verschiedener Staaten. Unterstützt von zahlreichen internationalen Gastforschenden entsteht so ein lebendiges Netzwerk wissenschaftlichen Austauschs. Unsere Bibliothek gehört zu den größten juristischen Spezialbibliotheken in Europa und genießt auch weltweit eine erstklassige Reputation.

Das Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht sucht für die Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (50%) eine*n

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Reisemanagement

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedoch angestrebt.

• Zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um Dienstreisen von Mitarbeitenden und Gästen
• Beratung und Unterstützung bei Planung und Durchführung von Dienstreisen unter Berücksichtigung von BRKG, MPG-Richtlinien, Wirtschaftlichkeit und Fürsorgepflicht
• Prüfung von Reisekostenanträgen und Belegen auf formelle und materielle Richtigkeit
• Ermittlung und Abrechnung erstattungsfähiger Reisekosten, inklusive Abzügen, privater Anteile und Fristen
• Bearbeitung komplexer Einzelfälle, z. B. Abweichungen vom Reiseverlauf, Bahncards und AirPlus-Vorgänge

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG)
• Berufserfahrung in der Reisekostenabrechnung und im Finanzwesen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind willkommen
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel) sowie Bereitschaft, sich in neue digitale Systeme einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im internationalen Kontext

• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem renommierten Forschungsinstitut mit internationalem Umfeld und einem guten Arbeitsklima
• Die Vergütung richtet sich entsprechend Ihrer Qualifikation nach TVÖD-Bund bis Entgeltgruppe 9a einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• 30 Tage Urlaubsanspruch, zusätzliche freie Tage an Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) für Ihre Absicherung in der Rente
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung
• Möglichkeit zur teilweisen mobilen Arbeit
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität
• Einen mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln gut erreichbaren Arbeitsplatz sowie kostenfreie Mitarbeitendenparkplätze
• Maßnahmen zur Work-Life-Balance einschließlich vier angebundener Kitas