WEG-Verwalter / Objektverwalter / Hausverwalter (m/w/d), Hattersheim

Sie arbeiten bereits in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung und möchten Ihre Erfahrung in einem modernen, digitalen und klar strukturierten Umfeld einbringen?

Hillwig Immobilien & Hausverwaltung ist ein seit über 45 Jahren bestehendes Unternehmen, das heute in zweiter Generation weiterentwickelt wird. Unser Schwerpunkt liegt in der Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Ergänzend betreuen wir Mietverwaltungen und in geringerem Umfang Sondereigentumsverwaltungen.

Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilien im gesamten Rhein-Main-Gebiet, vor allem im Main-Taunus-Kreis, Frankfurt sowie Mainz, Wiesbaden und dem Landkreis Groß-Gerau.

Unser Ziel ist es, Hausverwaltung professionell, digital, nachvollziehbar und verbindlich auszuüben. Dafür suchen wir eine erfahrene Person für die WEG-Verwaltung, die fachlich sicher arbeitet, digitale Prozesse versteht, professionell mit Menschen kommuniziert und bereit ist, sich in unsere Arbeitsweise einzuarbeiten.

Was unsere Arbeitsweise besonders macht:

Wir arbeiten nicht nach dem Prinzip ständiger direkter Unterbrechung, sondern mit klaren Vorgängen, dokumentierter Kommunikation und digitaler Steuerung.

Bei uns gibt es:

• Kunden-/Eigentümerportal zur strukturierten Vorgangsbearbeitung
• telefonische Annahme, aber keine dauerhafte direkte Unterbrechung der Verwalterarbeit
• digitale Dokumentenablage und cloudbasierte Prozesse
• klare interne Zuständigkeiten
• Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Objektbetreuung
• MS Teams und digitale Kommunikationswege
• KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Kommunikation, Dokumentation und Strukturierung
• konsequent dokumentierte Vorgänge statt Zurufverwaltung
• digitale Belegprüfung statt klassischer Papiertermine
• digitale Beiratsgespräche und strukturierte Abstimmungen

Auch unsere Eigentümerversammlungen sind bei uns in der Praxis anders organisiert:

• über 60 % unserer Versammlungen finden rein digital statt
• rund 30 % finden hybrid statt
• nur 10 % finden vollständig vor Ort statt
• rund 85 % der Versammlungen beginnen vor 17:00 Uhr
• und 15 % beginnen um 17:00 Uhr
• derzeit beginnt keine Versammlung später als 18:00 Uhr
• die durchschnittliche Dauer einer Versammlung: ca. 1 Stunde

Das schafft bessere Planbarkeit, professionellere Abläufe und mehr Zeit für die eigentliche Verwaltungsarbeit.

• Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften mit Schwerpunkt WEG-Verwaltung
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen
• Kommunikation mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Versorgern und Handwerksfirmen
• Professioneller Umgang mit unterschiedlichen Interessen innerhalb von Eigentümergemeinschaften
• Vorbereitung und Begleitung komplexer Beschlussfassungen
• Umsetzung, Überwachung und Nachverfolgung gefasster Beschlüsse
• Erstellung, Prüfung und fachliche Begleitung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen
• Abstimmung abrechnungsrelevanter Themen mit der internen Buchhaltung
• Erläuterung von Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplänen und Einzelpositionen gegenüber Beiräten und Eigentümern
• Vorbereitung und Begleitung digitaler Belegprüfungen
• Durchführung digitaler Beiratsgespräche und strukturierter Abstimmungen
• Durchführung und Dokumentation von Objektbegehungen im Rhein-Main-Gebiet
• Steuerung und Kontrolle laufender Vorgänge in Abstimmung mit interner Objektbetreuung, Buchhaltung und Dienstleistern
• Bearbeitung und Steuerung von Vorgängen über E-Mail, Kunden-/Eigentümerportal und digitale Systeme
• Nachhalten von Terminen, Fristen, Rückmeldungen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
• Prüfung, Einordnung und Weitergabe technischer, kaufmännischer und organisatorischer Themen
• Strukturierte digitale Dokumentation in cloudbasierten Systemen
• Interne Abstimmung über digitale Arbeitsmittel wie MS Teams, Kundenportal und cloudbasierte Anwendungen

• praktische Erfahrung in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung mitbringen
• idealerweise bereits WEG-Objekte betreut haben
• Eigentümerversammlungen vorbereiten, begleiten oder durchführen können
• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne fachlich verstehen, erstellen, prüfen und erklären können
• Belegprüfungen kennen und digital durchführen oder begleiten können
• abrechnungsrelevante Fragen von Beiräten und Eigentümern sachlich, verständlich und sicher beantworten können
• mit Beiräten, Eigentümern und Dienstleistern professionell, sachlich und verbindlich kommunizieren
• auch in angespannten Situationen ruhig, klar und lösungsorientiert bleiben
• Beschlüsse, Zuständigkeiten und Verwaltungsprozesse ernst nehmen
• Vorgänge nicht nur bearbeiten, sondern nachvollziehbar dokumentieren und konsequent nachhalten
• komplexere Sachverhalte strukturiert erfassen und verständlich aufbereiten können
• sorgfältig, verbindlich und zugleich zügig arbeiten
• digitale Arbeitsweise schätzen und sicher mit E-Mail, MS Office, Kundenportalen und cloudbasierten Systemen umgehen
• offen für moderne Software, digitale Prozesse und KI-gestützte Arbeitsweisen sind
• sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen, die für Eigentümerversammlungen, Beschlüsse, Abrechnungserläuterungen und schriftliche Kommunikation erforderlich sind
• Verantwortung innerhalb klarer Zuständigkeiten übernehmen können
• bereit sind, bestehende Gewohnheiten aus klassischen Verwaltungsstrukturen zu hinterfragen und sich in unsere Arbeitsweise einzuarbeiten

Eine Ausbildung oder Weiterbildung im Immobilienbereich, zum Beispiel als Immobilienkaufmann/-frau, Immobilienfachwirt/in oder zertifizierte/r Verwalter/in, ist von Vorteil.

Entscheidend ist für uns jedoch nicht nur ein Titel, sondern die tatsächliche Arbeitsweise: Sorgfalt, Lernfähigkeit, Verlässlichkeit, digitale Offenheit und die Fähigkeit, Verantwortung professionell umzusetzen.

Wichtig für diese Position

Für diese Position ist praktische Erfahrung in der Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung erforderlich.

Wir suchen eine Person, die bereits versteht, dass Hausverwaltung nicht aus bloßer Erreichbarkeit, Freundlichkeit oder schneller Zurufbearbeitung besteht. Es geht um Beschlüsse, Fristen, Zuständigkeiten, Dokumentation, Kommunikation, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Belegprüfungen und die rechtssichere Umsetzung von Verwaltungsaufgaben.

Auch wenn bestimmte Aufgaben intern vorbereitet, unterstützt oder abgestimmt werden, muss ein WEG-Verwalter die fachlichen Zusammenhänge verstehen, prüfen, erklären und gegenüber Beiräten und Eigentümern sicher vertreten können.

Entscheidungen werden dabei nicht frei oder allein getroffen, sondern innerhalb klarer Zuständigkeiten, gesetzlicher Vorgaben, Beschlüsse und interner Prozesse vorbereitet, abgestimmt und umgesetzt.

Besonders interessant für Sie, wenn …

Sie bereits in einer Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung arbeiten und Ihre Erfahrung in einem moderneren, digitaleren und strukturierteren Umfeld einbringen möchten.

Sie möchten nicht mehr dauerhaft durch Telefonate, Papier, unklare Abläufe oder Abendtermine ausgebremst werden, sondern Ihre fachliche Arbeit sauber, nachvollziehbar und professionell erledigen.

Sie suchen ein Unternehmen, das den Beruf der Hausverwaltung ernst nimmt, klare Prozesse aufgebaut hat und moderne Arbeitsweisen konsequent umsetzt.

• Vollzeitstelle mit Schwerpunkt WEG-Verwaltung
• Betreuung von Objekten im Rhein-Main-Gebiet
• gründliche Einarbeitung in unsere Abläufe, Systeme und Objektstruktur
• zunächst keine alleinige Objektübernahme ohne Einarbeitung
• zunehmende Verantwortung je nach Entwicklung, Arbeitsqualität und Sicherheit in unseren Prozessen
• klare digitale Arbeitsabläufe und dokumentierte Prozesse
• moderne Hard- und Software
• Kunden-/Eigentümerportal und digitale Vorgangsbearbeitung
• cloudbasierte Dokumentenablage
• Arbeiten mit MS Teams und modernen Kommunikationssystemen
• KI-gestützte Arbeitsprozesse zur Unterstützung von Dokumentation, Kommunikation und Strukturierung
• Unterstützung durch interne Buchhaltung, Objektbetreuung und Assistenz
• digitale Belegprüfungen
• digitale Beiratsgespräche und strukturierte Abstimmungen
• geplante Außentermine und Objektbegehungen
• überwiegend digitale und hybride Eigentümerversammlungen
• derzeit keine Eigentümerversammlungen mit Beginn nach 18:00 Uhr
• Homeoffice-Möglichkeit nach Einarbeitung und entsprechender Entwicklung
• 6 Wochen Jahresurlaub
• ruhiges Arbeiten in einem kleinen Team mit direktem Kontakt zur Führungsebene
• langfristige Perspektive in einem seit über 45 Jahren bestehenden Unternehmen