Office Manager | Empfang und Organisation (m/w/d), Düsseldorf

Die P.A. GmbH ist ein etabliertes Boutique-Beratungsunternehmen für gewerbliche Immobilienfinanzierungen. Unsere Mandanten betreuen wir persönlich – entsprechend wichtig ist ein verlässlich organisiertes Büro im Hintergrund.

Wir suchen eine Person, die den Büroalltag selbstständig, pragmatisch und dauerhaft im Griff hat.

• Empfang und Betreuung von Kunden vor Ort
• Entgegennahme und digitale Erfassung der Post (Scannen, Zuordnung)
• Pflege unseres CRM-Systems und Nachverfolgung offener Themen
• Telefonische Abstimmungen und organisatorische Nachverfolgung
• Organisation des Büroalltags (Dienstleister, Reinigung, Verpflegung etc.)
• Laufende Unterstützung im Tagesgeschäft (z. B. Küche, Spülmaschine, Ordnung)
• Rechnungen in DATEV hochladen
• Organisation eines kleinen Fuhrparks (ca. 4 Fahrzeuge)
• Regelmäßige praktische Aufgaben

• Erfahrung im Office Management / Empfang / Backoffice
• Sicherer Umgang mit MS Office / digitalen Tools, idealerweise DATEV
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und pragmatisches Organisationstalent
• Freundliches Auftreten + klare Kommunikation
• Bereitschaft, auch operative Aufgaben selbstverständlich zu übernehmen

• Boutique-Beratungsunternehmen mit hoher Qualität
• Modernes, digitales Office (keine Papierprozesse)
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Feste Präsenz im Büro (keine Remote-Tätigkeit)
• 30 Tage Urlaub